Zoho Workplace: uma plataforma de e-mail e colaboração para o futuro do trabalho

Empresas registram ganhos de produtividade e comunicação com a unificação de diversas pontas de sua cadeia de negócios com o uso do Zoho Workplace Ao mesmo tempo que facilitou o acesso a talentos de diversos perfis e regiões, a flexibilização dos modelos de trabalho revelou desafios inéditos para gestores de times híbridos e remotos. Sediada em Florianópolis, um dos principais polos de inovação do país, a Queen SEO Marketing está entre as empresas que têm apostado no uso de novas tecnologias para criar ambientes que equilibrem produtividade, bem-estar e expectativas de colaboradores.
Especializada em soluções de marketing digital, a consultoria tem uma equipe formada por profissionais espalhados por cidades do Sudeste e do Nordeste brasileiro, além de países da Europa e a África do Sul. “Esse formato de operação tende a trazer diversas dificuldades ligadas à comunicação e ao acompanhamento das tarefas realizadas por funcionários. A situação é ainda mais complexa para negócios em fase de escala”, afirma Victor Pinheiro, sócio-fundador e CEO da empresa.
Victor Pinheiro, fundador da Queen SEO Marketing
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Para aliviar os gargalos de gestão e crescimento apresentados pelo modelo, o empreendedor deu início a um processo de digitalização que teve como ponto de partida a contratação do Zoho Workplace. Considerada uma das mais completas ferramentas de colaboração para pequenas e médias empresas, a plataforma tem como um dos principais diferenciais a concentração de funcionalidades-chave — como e-mail corporativo, chat empresarial, processador de texto, planilhas inteligentes, armazenamento em nuvem e mais — em um dashboard unificado e intuitivo.
Entre as vantagens oferecidas pelo sistema, está a facilidade de integração e a redução de custos operacionais ligados à contratação de diversos softwares — a economia pode chegar a 40%, se comparado aos principais concorrentes de mercado: Google Workspace e Microsoft 365. “A unificação de ferramentas também reduz o tempo de aprendizado de novas plataformas e a complexidade de gerenciar cadeias de negócio. Trata-se de um fator crucial para impulsionar PMEs focadas em otimizar suas operações e ganhar eficiência”, diz Fernando Silveira, Marketing do Zoho Workplace.
No caso da Queen SEO, o aspecto intuitivo foi percebido ainda na fase de migração de sistemas. “Conseguimos acessar nossos arquivos, e-mails, e relatórios de forma muito rápida e sem perder nenhuma informação ao longo do caminho. A assertividade da equipe de suporte e a humanização do atendimento foram essenciais para alcançar esses resultados de maneira ágil, segura e eficiente”, complementa Pinheiro.
Em meio aos benefícios registrados pela implantação do Zoho Workplace, o empreendedor destaca as possibilidades abertas pelo Zoho Cliq, ferramenta de mensagens que transfere processos descentralizados de comunicação (de canais como WhatsApp, por exemplo) para um ambiente seguro e unificado. Além de colaboradores internos, o sistema pode ser acessado por parceiros, freelancers e fornecedores. “Uma de nossas maiores necessidades era compartilhar arquivos de forma simplificada. Além de cumprir essa função, a ferramenta tornou a nossa comunicação mais rápida, permitindo que todos façam chamadas e dividam documentos com apenas um clique, sem precisar ficar agendando reuniões ou acessar várias plataformas a todo momento”, diz.
Os resultados obtidos com a solução foram ampliados pela utilização do Zoho WorkDrive, que permite a circulação de arquivos e informações mais sensíveis entre diversas camadas de acesso para clientes e colaboradores — as trocas acontecem em ambientes na nuvem que reúnem certificações de segurança internacionais, tecnologia TrueSync e consoles avançados de administração.
No balanço final, Pinheiro ressalta a combinação entre redução de custos e flexibilidade apresentada para empreendedores que vem trilhando novos caminhos de gestão e crescimento. “O Zoho Workplace me permite acompanhar a operação em qualquer local ou situação. Trata-se do conceito de anywhere office aplicado na prática, que oferece uma enorme liberdade para administrar negócios de forma segura, rápida e eficiente”, afirma.
Para conhecer a plataforma
O Zoho Workplace oferece um teste grátis de 15 dias para experimentar na prática todas as funcionalidades e benefícios dos 8 aplicativos. Confira aqui.
CHECKLIST OPERACIONAL
Usado por mais de 22 milhões de usuários ao redor do mundo, o Zoho Workplace se destaca pela integração de processos e pela facilitação de comunicação de colaboradores. Confira algumas das principais vantagens oferecidas pela plataforma
ONE-STOP-SHOP
Integração de 8 aplicativos e funcionalidades-chave de gestão de equipes e processos em apenas um dashboard.
REDUÇÃO DE CUSTOS
Diminuição de despesas de gestão e contratação de software de até 40%.
ESTRUTURA DE ATENDIMENTO
Suporte humanizado, serviço de atendimento por e-mail e chat com especialistas em tempo real.
INOVAÇÃO ACESSÍVEL
Planos de contrato flexíveis, com pagamentos em reais (R$) e sem cláusulas de fidelidade.
SEGURANÇA REFORÇADA
Login único com autenticação de multifator. Sem publicidade: a Zoho não comercializa dados de clientes.